Building Office Services Specialist

MAIN PURPOSE

• オフィスサービス業務を中心に、施設管理やメール室の業務にも携わって頂きます。半蔵門本社をはじめとした各拠点のオフィス運営が円滑に進むようサポートする業務になります。日常業務は各拠点に配属されているスタッフと連携し進めて頂きます。

KEY RESPONSIBILITIES

• オフィスサービス業務
  • ネット通販系ステーショナリー販売会社（たのめーる等）の管理業務
  • 名刺の版下作成から印刷までの一連の流れの管理業務
  • 印刷物の製作・管理業務
  • セキュリティカードのシステム登録・発行・管理業務（BOSCH社のeSecure）
  • 入社、退職に関連した貸与物の発行・管理業務
  • 会社クレジットカードの発行・管理業務
  • 社内通知の作成・管理業務
  • 会議室やスタッフ用ラウンジの管理業務
  • 清掃の手配・管理業務
  • 請求書処理に伴う一連の流れの管理業務
  • 備品発注・管理業務
  • オフィスサービス業務への問い合わせへの対応（窓口及び電話、ネットを利用して）
• 施設管理業務
  • ビル管理会社への電球交換・産業廃棄物処理依頼業務
  • ビル管理会社との調整業務（ビルによっては定例会あり）
  • メンテナンス作業の現場対応業務（休日対応あり）
  • レイアウト変更作業の現場対応業務（休日対応あり）
  • 施設管理業務への問い合わせへの対応（窓口及び電話、ネットを利用して）
• メール室業務
  • 運送業者各社からの荷物受け取り及び発送業務
  • 郵便料金計器を利用した郵便物の料金管理及び料金シールの作成業務
  • 郵便局への郵便物持ち込み
  • 社内で利用されている社内便封筒の分類作業
  • リース品管理業務
  • メール業務への問い合わせへの対応（窓口及び電話、ネットを利用して）

PROFILES

Requirement ／Behavioural competencys:  

• Microsoft社のアプリ（特にTeams、Sharepoint、Excel、Outlook、OneNote、OneDrive）を使いこなすことができるか、もしくはコンピュータの扱いを苦手意識なく取り組むことができる。
  • Teams
    • チームの作成及びチャネルの管理
    • TeamsからSharepoint Onlineへのアクセス方法の理解
    • iPhone等のデバイスからの業務処理
  • Sharepoint
    • データの作成
    • データをDLしてエクセルに展開
  • Outlook
    • 基本的メール送受信操作
    • カレンダーの管理
    • 会議室予約フローの管理及びデータ作成
  • Excel
    • 基本関数の理解（SUM、VLOOKUP、LEN、CONCATENATE、）
    • テーブル機能の理解（含むピボット）
    • CSVの取り扱い
    • マクロ記録機能の理解
  • OneNote
    • ノートブックの作成
    • 同期機能の理解
    • Cloudからデスクトップへの展開の理解
  • OneDrive
    • LocalPCとCloudの同期の理解
    • セキュリティ基準に基づくファイルのアクセス権限付与の理解
• 基本となる経理業務の知識があり、請求書処理等の一連の手続きを進めることができる。
  • SAP社のシステムを利用した請求書処理
  • 購買規定に基づき購買申請を進める業務
  • 請求書の内容確認からエクセルを用いたリストの作成業務
• 対面してのコミュニケーションへの苦手意識がなく、業務遂行をその場の空気を的確にとらえ進めることができる。
  • 想定されない事態（マニュアル化されていない内容）への対応ができる方
  • 状況を的確に判断し、能動的に動くことができる方
  • チームメンバーと協力、助け合いながら業務を進めていくことのできる方
  • 分からないことを分からないまま終わらせず、上長に遅滞なく確認する姿勢
  • スタッフが集まりやすい環境作りへの意欲
• ビジネス英語力